Opravdu je ve věku elektronických dokumentů s právním účinkem zapotřebí vynakládat nemalé zdroje na to, aby byly smlouvy připravovány a schvalovány na papíře? Opravdu je zapotřebí, aby se smlouva připravovala několik dnů nebo dokonce týdnů, protože listina cestuje mezi pobočkami?

Schvalování smluv je procesem, který se v rámci tradičních informačních systémů velmi obtížně elektronizuje. Takže zpravidla nezbývá než zůstat u  papíru nebo posílat návrhy v emailech. Pokud se posílají textové dokumenty emailem, většina nevýhod listinného zpracování zůstává a navíc vzniká problém s průkazným dokládáním, kdo schválil který dokument. Dokonce i když druhá strana vyžaduje kontrakt zapsaný na papíře, elektronické schvalování má řadu výhod.

Naši zákazníci upřednostňují formulářová řešení většinou z následujících důvodů:

• Přidat další typ smlouvy a proces je velmi jednoduché
• Klíčové pasáže textu mohou být „uzamčeny“, takže ji jisté, že nikdo nemůže provést nepovolený zásah.
• Usnadněné schvalování díky možnostem provádění změn ve vzorech vedoucími pracovníky.
• Plnohodnotná podpora elektronického podpisu (vyhovuje při předávání protistraně i pro účely interního auditu).
• Jistota, že každá smlouva prošla správným schvalovacím kolečkem, které odpovídá obsahu a typu smlouvy
• Formulářové řešení je připraveno na integraci s téměř jakýmkoliv systémem pro správu dokumentů, popřípadě může některé jeho funkce nahradit.
• Vyplněná data lze bez přepisování znovu použít, například pro fakturaci nebo osobní kartu zaměstnance.

„Lidé ze Software602 s námi měli neskutečnou trpělivost. Museli to měnit minimálně stokrát, ale nic nebyl problém...“ Imed Jeddai, generální ředitel, Blue Style

O výsledcích projektů nejlépe svědčí zkušenosti zákazníků

• Blue Style
• Národní institut dalšího vzdělávání
• Svět oken
• Syner Manďák
• Akademie múzických umění