Nikdo neprovozuje papírový archiv, kdy nemusí. Ve prospěch elektronické archivace hovoří úspora za tisk, šanony a prostor, ale především ušetřené hodiny, které by zaměstnanci jinak trávili vyhledáváním (víte, že některé seriozní odhady hovoří o tom, že průměrný západoevropský administrativní zaměstnanec tráví 20 % pracovní doby dohledáváním dokumentů?) a správou archivů vůbec.

Přechod na elektronické archivy bývá ovšem spojen s řadou komplikací. Komplikací tak závažných, že mnoho organizací stále raději provozuje metry a metry šanonů, a dokonce vytváří další. Hlavní problémy a výzvy lze shrnout takto:

• Nejistota, zda budou elektronické dokumenty použitelné ještě za několik let. Bude možné je otevřít v běžném software, jaký bude mít ve svých počítačích většina uživatelů? A bude je možné otevřít tak, že nedojde ke zkreslení ani ztrátě informace? Co fonty? Co přílohy?
• Otázka, jak dát elektronickým dokumentům takovou právní účinnost, aby byla jistota, že kdykoliv v budoucnu budou vyhovovat požadavkům úřadů a auditorů, a že jejich platnost bude alespoň tak nezpochybnitelná, jako je platnost listin
• Pracnost vytváření elektronických archivů, ať se jedná o převod papírových archivů, listin, které přicházejí do firmy či nejrůznějších elektronických souborů

Ve společnosti Software602 máme na tyto problémy osvědčené odpovědi. Problematikou vytváření elektronických souborů vhodných pro dlouhodobou archivaci se zabýváme už několik let a můžeme, mimo jiné, nabídnout:

• Převod do PDF/A, což je speciální archivační verze známého formátu PDA definovaná normou ISO 19005-1:2005. S PDF/A máte jistotu, že soubor bude beze ztráty informace čitelný v budoucích verzích běžných počítačových programů.
• Elektronický podpis. Připojení elektronického podpisu zajišťuje autenticitu (totožnost autora), integritu (od podpisu nedošlo ke změně) a nepopiratelnost dokumentu. V některých případech může být elektronický podpis nahrazen elektronickou značkou, kterou zjednodušeně označit za podpis organizace.
• Připojení časového razítka. Elektronické časové razítko dokazuje, kdy bylo podepsáno. Díky tomu bude dokument uznáván za platný i poté, co vyprší platnost certifikát, který byl použit k elektronickému podepsání.
• Vícenásobný podpis. Naše nástroje umožňují připojit k jednomu elektronickému dokumentu několik elektronických podpisů a časových razítek. To je důležité pro situace, kdy stanovy, podpisový řád nebo jiná směrnice vyžadují, aby na určitém dokumentu byly podpisy několika osob, například dvou jednatelů nebo všech členů představenstva.
• Dávkový převod archivů. Máme nástroje pro automatizovaný převod běžných souborů (například textů, tabulek nebo výstupů z informačního systému) do PDF/A a orážení elektronickou značkou organizace. Z právního hlediska je krok analogický s vytištěním, ručním podpisem a orazítkováním. V obou případech vznikají dokumenty s právním účinkem.
• Průběžná automatická archivace dokumentů, které do firmy přicházejí datovou schránkou, emailem nebo na papíře (listinná forma vyžaduje, aby skener byl vybaven rozhraním TWAIN).
• Včlenění do aplikace. Naše nástroje pro konverzi dokumentů mohou být snadno integrovány do prakticky jakékoliv aplikace nebo informačního systému. Uživatelům tak zůstávají obrazovky, na které jsou zvyklí a přitom je automaticky vytvářen archiv. Této funkce také s oblibou využívají dodavatelé různých informačních systémů.

„Konverze desetitisíců dokumentů proběhla během dvou dnů bez zaškobrtnutí. Přitom se jednalo o dokumenty z různých verzí textového editoru a v různých šablonách.“ Ing. Kamil Melichárek, ředitel odboru ICT a analytiky, Česká školní inspekce

O výsledcích projektů nejlépe svědčí zkušenosti zákazníků:

• JAP Trading
• Ško-Energo
• Česká národní banka
• Česká školní inspekce
• Český telekomunikační úřad