Vedení žádné organizace nechce, aby zaměstnanci trávili tisíce člověkohodin ročně administrativními činnostmi s minimální přidanou hodnotou. Nejde jen o čas, který stráví přímo vyplňováním žádanek a vytvářením výkazů a zápisů, ale o další hodiny věnované hledání ztracených dokumentů a o čas, který pracovníci centrálních útvarů tráví přepisováním, kontrolou správnosti, odstraňováním chyb a urgováním těch, kdo neodevzdali včas nebo jejich podklady nejsou úplné a správné.

Nejčastěji se jedná o cestovní příkazy, dovolenky, výkazy práce a přítomnosti na pracovišti, finanční zálohy, vstupní a výstupní dotazník, pravidelné hodnocení zaměstnanců, výkazy čerpání pohonných hmot a zaměstnaneckých benefitů, žádosti o přepravu, poučení o proškolení v bezpečnosti práce, požadavky na školení a jejich hodnocení a požadavky na přijetí nových zaměstnanců.

Nejjednodušším způsobem elektronizace těchto činností je posílání tabulek v emailech. Taková změna však nevede k automatizaci ani k úspoře času zaměstnanců. V praxi tedy nezbývá než nasazovat speciální aplikace pro různé administrativní agendy. Nebo využít formulářové řešení od Software602.

Naši zákazníci upřednostňují formulářová řešení většinou z následujících důvodů:

• Uživatelé nemusí absolvovat školení či zaučování.
• Na počítači pracují s tiskopisem, na který jsou zvyklí, ale jedná se o interaktivní formulář.
• Vytvoření žádanky je nesmírně rychlé. Praxe ukazuje, že například vyplnění cestovního příkazu je možné stihnout za méně než půl minuty.
• Organizace může vlastními silami měnit formuláře i pravidla pro jejich oběh a přidávat další formuláře.
• Každý zaměstnanec má přístup jen k těm formulářům, které se ho týkají.
• Systém je připraven na integraci s prakticky každým ERP, personálním a mzdovým systémem.
• Elektronické výstupy splňují požadavky auditorů díky podpoře elektronického podpisu.
• Postupné pokrývání dalších procesů jako schvalování požadavků na nákup nebo schvalování smluv – prostým přidáváním dalších inteligentních formulářů.

„Dnes bych stejný produkt vybral znovu. Nevím, jestli se na trhu mezitím neobjevilo jiné řešení, ale nemám důvod je hledat. 602XML nám dává, co potřebujeme a nenarazili jsme na žádný problém.“ Dr. Radim Chvála, IT manažer, Akademie múzických umění

O výsledcích projektů nejlépe svědčí zkušenosti zákazníků

• Akademie múzických umění
• COOP
• Hradecká lesní
• Fakultní nemocnice Motol
• Import VOLKSWAGEN Group
• UPC
• Úřady hradeckého, moravskoslezského, olomouckého a zlínského kraje