Tam, kde je třeba spojit dílčí nabídky z několika organizačních útvarů nebo od různých subdodavatelů, provést složitý výpočet ceny, zjistit, na jaké slevy má zákazník nárok a podobně, není vytváření obchodních nabídek jen otázkou prodejní strategie, ale také pracným administrativním procesem. Pak zbývá už „jen“ převedení do hezké grafiky a schválení na několika úrovních.  Velmi rychle, protože čas často rozhoduje.

V zásadě lze říci, že žádný standardní podnikový systém nenabízí podporu tohoto procesu na přijatelné úrovni. Pokud se obchodní organizace rozhodne vytváření nabídek elektronizovat, má na vybranou v podstatě jen mezi programováním aplikace na míru a nasazením formulářového řešení.

Naši zákazníci upřednostňují formulářová řešení většinou z následujících důvodů:

• Pokrývají nejen vytváření dokumentů, ale celý proces přípravy nabídky. Například subdodavatelé vyplňují své údaje do inteligentních formulářů, které nepovolí odeslání, dokud podklady nejsou úplné a správné.
• Může být snadno propojeno s dalšími procesy (například hodnocení úspěšnosti nabídek).
• Bleskové schvalování, do kterého mohou být zapojeni i manažeři na cestách nebo v jiných pobočkách - manažer dostává email s upozorněním o urgenci záležitosti.
• Automatické nastavení schvalovací cesty podle výše částky, kategorie zákazníka, typu nabídky apod.
• Podpora elektronického podpisu. To je výhodné tam, kde je nabídka předávána elektronicky, i kvůli prokazatelné evidenci, kdo dokument schválil.
• Připravenost na integraci s prakticky jakýmkoliv CRM systémem nebo systémem pro správu dokumentů. Formulářové řešení také může podstatnou část jejich funkcí nahradit.
• Vyplněná data jsou připravena pro další použití (například vytváření smluv nebo fakturace).
• Možnost neomezeného přidávání dalších formulářů a pokrývání dalších procesů.

Potenciální přínosy jsou přitom značné. Lze to dobře ilustrovat na příkladu společnosti TART (jeden z největších dodavatelů obalů ve střední Evropě), kde před nasazením formulářového řešení trávili zaměstnanci nabídkového oddělení většinu času administrativou. Elektronizace procesu ale znamenala radikální omezení mechanické práce a  z nabídkových pracovníků se postupně stali experti schopní řešit složité problémy zákazníků a kvalifikovaně vyjednávat se subdodavateli.

„Spolupráce fungovala bezvadně, neobjevil se absolutně žádný problém. Líbilo se mi, že lidé z 602 byli aktivní. Díky tomu jsme se vyhnuli některým omylům a projekt byl mnohem rychlejší.“ Ing. Milan Potáček, Vedoucí systémové podpory prodeje, TART

O výsledcích projektů nejlépe svědčí zkušenosti zákazníků

• Arco Farmer
• Fabermatica
• Syner Manďák
• TART
• Industrial Business Services